Hogere conversie dankzij goed ingerichte online agenda

Online reserveren wordt steeds normaler. In restaurants, bij kappers, bioscopen en musea, we zijn het allemaal gewend. Ook in de cosmetische geneeskunde is 'online boeken' bij ongeveer 80% van de klinieken gangbaar. Cosmetische klinieken die overstappen van traditioneel consumentencontact via de telefoon, e-mail en een contactformulier naar een 24/7 beschikbare online agenda, zullen ervaren dat zij een veel hogere conversie krijgen. In dit artikel leggen we uit wat de voor- en nadelen zijn van een online agenda en geven we tips hoe een online agenda optimaal kan worden ingericht.

Voor- en nadelen van een online agenda

Veel artsen hebben 2 argumenten om tegen een online agenda te zijn. 
1. Angst voor 'no shows'. 
2. Dan kunnen we alvast een telefonische 'anamnese' doen. 

Angst voor No Shows

Het eerste argument kan worden ontkracht. Niemand maakt een afspraak om vervolgens niet te willen komen. Natuurlijk kan het gebeuren dat iemand niet komt opdagen, maar dat gebeurt niet minder vaak na het maken van een telefonische / e-mail afspraak. Juist dankzij slimme klantcommunicatie na het maken van een digitale afspraak kun je de kans op no-shows verkleinen. Slimme klantcommunicatie bestaat uit:

• Duidelijke bevestigingsmail
• Duidelijke annuleringsvoorwaarden en mogelijkheid
• Één of meerdere duidelijk(e) herinneringsbericht(en)

Telefonische anamnese

Een telefonische anamnese kan een relevant argument zijn. Dit kan het geval zijn bij ingewikkelde medische procedures, of wanneer een kliniek het plafond van zijn ambitie (schaalbaarheid) heeft bereikt en een volledig gevulde agenda (+wachtlijsten) heeft. Iedere arts heeft wel eens bezoek van een patiënt die je eigenlijk niet kunt helpen (in die setting). Een arts zal dat altijd zonde van zijn/haar tijd vinden en er op aan sturen om dat te voorkomen. Maar is dat wel in het belang van de kliniek? 

Het gaat er om dat je als kliniek weet: Hoeveel patiënten verliezen we door géén online agenda aan te bieden, hoeveel tijd (geld) kosten de telefonische anamneses voor de organisatie en hoeveel patiënten ziet een arts per jaar zonder indicatie. Pas dan kun je als kliniek een evenwichtige beslissing maken.

Een telefonische anamnese is voor bepaalde ingewikkelde medische procedures natuurlijk wel wenselijk. Echter kun je ook in die situatie door middel van een online agenda een concrete afspraak maken, inclusief een concrete afspraak voor een telefonische anamnese voor die tijd. 

Online agenda

Niet iedere online agenda is hetzelfde. Iedereen die online afspraken maakt kent het wel. Soms loopt de flow niet lekker, soms is het onoverzichtelijk, soms worden gegevens niet bewaard of loopt de boekingsagenda zelfs vast. Maar dat is anno 2022 voor 99% verleden tijd, de meeste kinderziektes zijn er wel uitgehaald. Gerenommeerde online agenda's functioneren gewoon goed. Daar kun je echt op vertrouwen.

Wanneer een consument een online agenda bezoekt, wilt hij/zij maar één ding; zo soepel mogelijk een afspraak maken op een tijdstip dat hem/haar goed uitkomt. Dit noemt men ook wel de online agenda conversie. Dit is de verhouding tussen het aantal mensen die de agenda in gaan en het aantal mensen die het maken van een afspraak afrondt. Niet bij iedere kliniek is dat goed geregeld. Sommige klinieken hebben een online agenda conversie van 90%. En er zijn ook klinieken met een online agenda conversie van maar 48%. Waar komt dat verschil vandaan?

Optimale online agenda conversie

De online agenda conversie wordt bepaald door beschikbaarheid en eenvoud. Veel consumenten hebben een drukke agenda (net zoals jij). Zij hebben vaak maar beperkte beschikbaarheid van één of enkele dagdelen per week. Het is dus raadzaam om meerdere spreekuren op verschillende dagdelen op korte termijn (binnen 2 weken) beschikbaar te hebben. Ook qua eenvoud kan er nog veel verbetering worden behaald. Veel klinieken presenteren eindeloos veel opties en gebruiken moeilijk jargon en terminologie. Uit onderzoek blijkt dat veel opties en moeilijk jargon mensen uit het proces jaagt. Zij ronden hun afspraak dus niet af.

Het is gaaf en interessant om de online agenda conversie te optimaliseren. Dit kan door je online agenda te laten tracken door Google Analytics en regelmatig je agenda door middel van testen te verbeteren.

Online agenda vanaf Injectablesbooking

Injectablesbooking begeleid consumenten totdat zij op de knop 'Afspraak Maken' hebben gedrukt. Daarna is het aan de online agenda van de kliniek om de consument te begeleiden zodat zij zo soepel mogelijk het maken van een afspraak hebben afgerond.

Veel cosmetische klinieken in Nederland werken met één van de volgende online agenda's: 

• Clinicminds

• Ziatac

• Salonized

Clinicminds onderscheidt zich doordat de online agenda slechts een onderdeel is van een software pakket waarmee de hele kliniek kan worden gerund (CRM, administratie, management en kwaliteit).

Online agenda voor cosmetische kliniek

Twijfel jij of een online agenda wenselijk is voor jouw kliniek? Bedenk dan wat jij zelf prettig zou vinden. Online een afspraak maken, of telefonisch. Vaak heb je dan wel een antwoord op je vraag.

Wil jij onafhankelijk advies of overleggen over een geschikte online agenda voor een cosmetische kliniek? 
Neem contact op met één van onze consultants: info@injectablesbooking.nl.

Lees verder:
Wat is een Lip flip?